Uppförandekoden – vår tids papperstiger?

LYXMIDDAGAR Tillväxtverkets internrepresentation manar till eftertanke: Ett papper med etiska riktlinjer skapar inte en beteendeförändring, utan för att myndigheter och företag skall göra rätt krävs en rad åtgärder. Det är nu hög tid för myndigheter och företag att granska och följa upp användandet av sina fastställda riktlinjer och säkerställa att papperstigrarna får riktiga tänder. 

I gårdagens DN rapporterades det att Tillväxtverkets efterlevnad av de egna reglerna för internrepresentation har överträtts på många punkter och konsekvent. De flesta myndigheter, stora företag och organisationer i Sverige har idag antagit en uppförandekod eller någon form av etiska riktlinjer. Dessa ska ge medarbetare tydliga riktlinjer om vilket beteenden som är accepterade och vad som inte är tillåtet. De brukar bland annat omfatta regler kring representation, gåvor och resor, något som har varit i fokus den senaste tiden både i privat och offentlig sektor, eftersom kunder, skattebetalare och aktieägare kräver en klok och eftertänksam hantering av finanserna.

Erfarenheter visar att företag, myndigheteroch organisationer ofta underskattar svårigheterna med att införa och få genomslag för nya etiska riktlinjer ien organisation, särskilt om de skiljer sig från den praxis som rått i organisationen sedan lång tid tillbaka.Ledning vill inte skapa merarbete och medarbetare kan, vill eller vågar inte säga ifrån när det rör sig om till synes ofarliga saker, såsom uppförande eller chefers vanor. Uppförandekoder och de interna etiska riktlinjerna är tyvärr ofta bara en papperstiger som man lägger ut på sin webb och på sitt intranät. Många gånger vet medarbetarna inte ens att det finns riktlinjer, än mindre vad de innehåller och har aldrig fått vare sig utbildning eller information om sanktioner vid överträdelser. Just bristen på kunskap om innehåll och efterverkningar är något som tydligt framkommer i fallet rörande Tillväxverkets representation.

Ett papper med etiska riktlinjer skapar inte en beteendeförändring, utan för att på ett effektivt sätt på riktigt få genomslag för acceptabelt agerande i myndigheter och företag krävs en rad åtgärder.

1. En tydlig uppförandekod

En bra uppförandekod är mycket tydlig. Många riktlinjer är för luddigt skrivna vilket gör det svårt för medarbetarna att faktiskt förstå vad det står. Ibland skrivs nämligen riktlinjer extra luddiga för att skapa kryphål, som gör att man undviker presumtiva regelbrott och ger möjlighet att ta ut svängarna.

2. Utbildning

Utbilda i vad uppförandekodenoch etiska riktlinjer innebär. För att få genomslagskraft bör utbildningen innehålla mycket konkreta exempel plockade från medarbetarnas vardag.

3. Kontrollsystem

Inför system för att kontrollera efterlevnad av koden. Exempel på sådana system är farfarsprincipen, vilkenkan innebära att alla inköp över ett visst belopp måste godkännas av närmaste chef,och ”four-eyes” principen, vilken innebär att alla upphandlingar över ett visst belopp genomförs av två personer. Att använda sig av dessa system försvårar för eventuella mutor och nepotism. Även whistleblower-system bör alla organisationer ha. En oberoende kanal där samtliga medarbetare har möjlighet att rapportera in eventuella regelbrott, anonymt om så önskas.

4. Uppföljning

Fastställ rutiner för vem och hur eventuella regelbrott ska hanteras. Skapa en aktsamhet med aktieägare och skattebetalares pengar.

Nu är det hög tid för myndigheter och företag att ta nästa steg, att granska och följa upp användandetavde fastställda riktlinjer och säkerställa att papperstigrarna får riktiga tänder.

Malin Lindfors Speace och Anna lindstedt,

Senior Advisors och partners Ethos International AB